كيف تعيد تنظيم حياتك المهنية بأسلوب ماري كوندو؟
في كتابها “الفرح في العمل: تنظيم حياتك المهنية”، والذي شاركت في تأليفه مع سكوت سونينشين، تقدم كوندو نصائح شاملة لتنظيم الحياة المهنية، تشمل مساحة العمل، والبريد الإلكتروني، والملفات. يعد الكتاب بالتخلص من الفوضى وخلق بيئة عمل منظمة لتحقيق نجاح مهني.
التفكير أولاً
تبدأ كوندو بسؤال القارئ عن تصوره ليوم العمل المثالي وما يحتاجه في حياته اليومية. ثم تقدم مجموعة من الأسئلة الأساسية لتحديد ما يجب الاحتفاظ به وأي شيء يمكن التخلص منه:
- هل هذا الشيء ضروري؟
- هل هو غير عملي لكنه يجلب السعادة؟ مثل صورة لطفلك تساعدك في أدائك المهني.
- هل له فائدة مستقبلية؟
وتشير إلى أنه يمكن التخلص من العناصر التي لا تنتمي إلى أي من هذه الفئات.
ترتيب الأوراق والوثائق
يوصي الكتاب بإنشاء نظام حفظ بسيط ومرتب يتيح الوصول السريع إلى الملفات. ومن الضروري تنظيم الملفات أفقيًا بدلاً من الرأسي لضمان رؤيتها بشكل جيد.
ترتيب البريد الإلكتروني
يعاني كثير من الموظفين من تأثير البريد الإلكتروني على إنتاجيتهم، حيث يضيع الوقت في التعامل مع الرسائل. ويقترح الكتاب ثلاث طرق لتعزيز كفاءة إدارة البريد الإلكتروني:
- تحديد الأولويات في قراءة الرسائل.
- تخصيص أوقات معينة للرد على البريد بدلاً من التعامل معه فور وصوله.
- استخدام فئات وتصنيفات لتنظيم الرسائل.
يتباين أسلوب الأفراد في التعامل مع الرسائل الإلكترونية، حيث يتوقف البعض عن العمل فور وصول رسالة جديدة ويعالجها آنياً، بينما يعود آخرون إلى بريدهم الإلكتروني بشكل متقطع، مما قد يؤدي إلى تفويت رسائل هامة. في المقابل، هناك مجموعة تأخذ الوقت لتراكم الرسائل ثم تعتمد على خاصية البحث للوصول لما تحتاجه.
تصنيف الرسائل الإلكترونية
ينصح الكتاب بتطبيق الأسئلة الثلاثة، التي كانت تستخدم مع الوثائق الورقية، لتحديد الرسائل التي يمكن حذفها. يقترح الكتاب تصنيف الرسائل إلى 10 فئات كحد أقصى، ويؤكد أن ماري كوندو لا توصي بتخصيص يوم كامل لترتيب البريد الإلكتروني، بل توزيع المهمة على فترات فراغ صغيرة خلال اليوم.
ترتيب جدول المهام والمواعيد
تناقش الكتاب الفخاخ التي تسبب الفوضى في جدول المهام، والتي تشمل القيام بمهام أكثر مما هو مطلوب للحصول على مكاسب أكبر، والتنقل بين المهام بدلاً من التركيز على واحدة. تشير الدراسات إلى أن تعدد المهام يمكن أن يقلل الإنتاجية بنسبة تصل إلى 40%.
للسيطرة على قائمة مهامك، يقدم الكتاب مجموعة من النصائح المهمة:
– المهام الأساسية: وهي تلك المستمرة التي تحدد دورك الرئيسي في العمل.
– مهام المشاريع: وهي التي لها بداية ونهاية واضحة.
– مهام النمو والتطور: التي تساعد في الترقية والتطور، كحضور التدريبات.
– أي مهام إضافية: يجب مناقشتها مع المدير أو الفريق لفهم أهميتها.
يجب ترتيب القرارات التي تحتاج لاتخاذها يوميًا بحيث تتجاوز القرارات البسيطة وتحتفظ بتركيزك للقرارات الهامة.
تنظيم وقت الاجتماعات
إذا لم يتم تنظيم الاجتماعات بشكل جيد، فإنها قد تضيع الوقت. توصي ماري كوندو بمجموعة من النصائح لتحقيق أقصى استفادة من الاجتماعات:
– يجب التركيز والانخراط في النقاشات بطريقة نشطة.
– قراءة جدول الاجتماع مسبقاً للاستعداد.
– التخلص من المشتتات أثناء الاجتماع.
إذا كنت مسؤولاً عن إدارة الاجتماع، تأكد من وضوح الهدف، وفكر إذا كان الاجتماع ضروريًا، كما يُفضل إرسال جدول الأعمال مقدماً وتلخيص النقاط الأساسية بعد الانتهاء.
العمل من المنزل
تزايد العمل من المنزل بعد جائحة كورونا، مما جعل البعض يواجه صعوبات في تنظيم بيئة العمل. يوصي الكتاب بتخصيص مساحة لعملك والإبقاء على العناصر المساعدة، مثل الصور العائلية، لتحسين المزاج.
كذلك يعد إنشاء روتين يومي، كتغيير ملابسك أو استخدام عطر معين، مفيدًا لتحفيز الانتقال إلى وضع العمل.
في النهاية، يساعد الترتيب وتنظيم البيئة على تحسين الأداء المهني، ويمكن تخصيص النصائح وفق طبيعة عمل كل فرد للحصول على أفضل نتائج.
